Digital Archive

Digitaal Archief

Wat is een digitaal archief?

Al van bij de start van iedere onderneming of organisatie worden we geconfronteerd met papierwerk, hopen papierwerk. Briefwisselingen, aangiftes, facturen, werkbonnen, bestelbonnen, … noem maar op. Vaak gaan we dat papierwerk in mappen of dozen duwen om alles fysiek te kunnen bewaren, ergens in een kast of in een aparte ruimte. Tot op het moment waar we dringend dat ene document nodig hebben, het zit ergens, ik ben het zeker, maar waar… En daar gaat het schoentje knellen, dan heb je door dat die manier van werken helemaal niet efficiënt is. Een digitaal archief vangt die problematiek helemaal op. En niet alleen dat. Er wordt gezorgd voor backup, vindbaarheid op naam, ontvangstdatum, meta-data én inhoud, rapportering en zoveel meer. Een digitaal archief bevat de geschiedenis van jouw bedrijf, gestructureerd, zorgeloos en altijd beschikbaar.

Voor welk soort bedrijven is een digitaal archief?

Een digitaal archief kan ieder bedrijf helpen om op een gestructureerde manier documenten te bewaren. Zowel kleine ondernemingen zoals eenmanszaken als grote ondernemen hebben er alle baat bij om op een digitale én veilige manier met hun documenten om te gaan.

“Is het niet te laat om nu nog te beginnen?”

Hoe vroeger een onderneming begint met het structureel opbouwen van een digitaal archief, hoe beter. Maar het hoeft helemaal geen show-stopper te zijn als de eerste jaren een stukje “chaotischer” begonnen zijn. Tijdens de implementatie gaan we in samenspraak bepalen welke documenten we archiveren en over welke historische periode. Als de klant een groot aantal documenten heeft, zoals een bibliotheek of grote archiefkast die gedigitaliseerd moet worden doen we graag beroep op één van onze partners die zowel het scannen als de logistieke afhandeling daarvan verzorgt. Eens bepaald welke historiek, als dat al moet, moet meegenomen worden gaan we verder met het integreren van alle nieuwe documenten.

Ontdek Digitaal Archief