Process automatisatie

Wat houdt dat precies in?

Process en Automatisatie, twee woorden die ongelofelijk veel invulling kunnen hebben in verschillende sectoren, organisaties, … Bij Diasbytes leggen we de focus op processen die met contacten, dossiers en documenten te maken hebben. Op vandaag gebeuren veel van die processen ongestructureerd, via email, op afgedrukte documenten, helaas soms ook ontraceerbaar. Met onze oplossingen ligt dat volledig in het verleden. Wij zorgen voor een gestructureerde manier van werken, in een eenvoudige interface waarbij iedere gebruiker perfect weet wat zijn of haar taak is in welk process. Hieronder enkele voorbeelden van processen die we standaard kunnen automatiseren in uw organisatie:

Factuurverwerking

Het verwerken van facturen is nog steeds vaak een manuele taak. Een factuur komt binnen via post/digitaal, al dan niet in het universele UBL formaat. UBL facturen kunnen meestal direct in de boekhouding ingeboekt worden maar wat als er nog andere koppelingen moeten zijn? Aankoopbonnen, leveringsbonnen, aankoop/verkoopdossiers, … Bij Diasbytes hebben we een sterke oplossing voor het automatisch verwerken van facturen. Via onze krachtige AI partners halen we automatisch alle nodige data uit een factuur die per post of per mail gekomen is. Deze factuur kan dan geraadpleegd worden, gekoppeld worden aan dossiers, documenten en contacten of rechtstreeks naar de boekhoudsoftware gestuurd worden als boekingsvoorstel. Dit alles met geen of minimale interactie van personen. Gedaan met overtypen van factuurinformatie, tijd om te focussen op de zaken die er in uw bedrijf echt toe doen.

Goedkeuringsprocessen

Documenten zoals facturen, contracten, … moeten soms door één of meerdere mensen goedgekeurd worden vooraleer verdere verwerking mogelijk is. Onze oplossing biedt daarvoor een zeer flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing. Een document of een dossier kan in meerdere levels door verschillende mensen of groepen van mensen geëvalueerd worden. Na evaluatie kan het betreffende document automatisch een verdere flow bewandelen. Het resultaat van een evaluatie stap kan aan verschillende mensen gecommuniceerd worden én zelfs als stempel op het document gebracht worden voor traceability achteraf. In samenwerking met bijvoorbeeld factuurverwerking kan dit een zeer krachtige automatisering in uw bedrijf betekenen. Goedkeuringsprocessen zijn in bijna ieder process van een organisatie eenvoudig inzetbaar.

Documentherkenning en dispatching

De meeste communicatie van externen richting uw organisatie verloopt nog steeds via email. Vaak wordt een centrale mailbox gebruikt om al die communicatie op te vangen. Communicatie kan gaan over bestellingen, klachten, opvolgingen, algemene informatie, … Iemand in het bedrijf heeft dan de taak om die communicatie naar de juiste dienst te versturen, op basis van de informatie in de email. Met Diasbytes kunnen we dat ganse process automatiseren. Met onze mailbox-readers kunnen we de post die aankomt in mailboxen analyseren én op basis van kernwoorden of AI detecteren aan welk documenttype die mail kan toegewezen worden. Vervolgens sturen we die mail automatisch door naar de juiste dienst of persoon in de organisatie voor verdere behandeling. Dit alles in enkele seconden tijd.

Andere specifieke processen automatiseren

Uiteraard kunnen we niet voor iedere automatisatie een standaard oplossing bieden. Ons systeem is echter zodanig flexibel en instelbaar opgebouwd dat we voor zo-goed-als iedere nood een oplossing kunnen bieden, mits de juiste configuratie of een stukje maatwerk. Aarzel niet om ons te contacteren om te bekijken hoe we uw processen rond documenten, dossiers en contacten kunnen automatiseren.

Ontdek Process Automatisatie