Welda – evenveel partner als klant!

Ken Van Leeuwe – CEO

Welda begon in 1999 samen met DiAS als één van de pioneers aan een ongekende revolutie in het archiefbeheer. Alles digitaliseren en het papier archief bannen was de opdracht. Wat was het moeilijkste? De mensen vragen om hun papieren dossiers en diverse kopijen hiervan niet verder aan te vullen, maar te digitaliseren en te vernietigen. Alle begin was moeilijk, maar al snel werd het voordeel opgemerkt door enkele medewerkers uit diverse diensten. Nu 20 jaar verder en met zo’n 2 miljoen digitale documenten opzoekbaar in etterlijke seconden tot vele jaren terug, is het DiAS systeem bij Welda en de dochteronderneming Welda Machinery niet meer weg te denken. Inkomende en uitgaande mails, facturen, leveringsbons, handleidingen, aankooporders,enz. alles moet voor iedereen raadpleegbaar zijn, echter voorzien van een aanpasbare beveiliging. Deze beveiliging was een “must have” en werkt dan ook feilloos, maar kan indien nodig voor specifieke documenten tijdelijk of blijvend vrij gegeven worden zoals bij goedkeuringen aankoopfacturen. Documenten kunnen worden geflowd naar geselecteerde gebruikers of gebruikersgroepen, voorzien worden van commentaar en goedkeuringen. Elke dienst bij Welda werkt zo op zijn manier met het DiAS systeem, echter alles wordt gestroomlijnd verwerkt om zo een voor iedereen raadpleegbaar archief te bekomen. Deze opsomming is slechts een kleine greep uit wat er vandaag de dag allemaal met het systeem gebeurd. Tevens bezit het systeem een schat aan informatie voor elke nieuwe medewerker welke het Welda-team vervoegd en horen we telkens opnieuw een “WOW” of “Mocht ik dit gehad hebben op mijn vorig werk dan…”